Hysbysiad Preifatrwydd Casgliadau Data Academi Seren

Yn unol â Deddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) ('y ddeddfwriaeth diogelu data'), mae'r hysbysiad hwn yn disgrifio'r hyn y mae Llywodraeth Cymru yn ei wneud â'r data personol amdanoch y mae'n ei dderbyn fel rhan o Gasgliadau Data Academi Seren.

Bydd y wybodaeth yn yr hysbysiad hwn yn cael ei hadolygu'n gyson i ymgorffori unrhyw newidiadau pellach. Os byddwn yn newid y ffordd yr ydym yn prosesu a/neu'n defnyddio eich data, bydd yr hysbysiad preifatrwydd hwn yn adlewyrchu'r newidiadau hynny. Bydd y fersiwn ddiwygiedig ar gael ar Gofod Seren.

Cafodd y polisi preifatrwydd hwn ei ddiweddaru ddiwethaf ym mis Medi 2026.

Cefndir

Mae Academi Seren yn casglu ac yn prosesu data personol dysgwyr Seren ac aelodau/partneriaid cysylltiedig er mwyn:

i. Darparu mynediad at borth cofrestru a gwybodaeth Seren, Gofod Seren

ii. Monitro ymgysylltiad a chyfranogiad dysgwyr yng ngweithgareddau Seren at ddiben rheoli a gweinyddu'r rhaglen

iii. Adolygu a gwerthuso ymyriadau a chanlyniadau'r rhaglen

Mae casgliadau data Academi Seren yn cynnwys Data Cofrestru Ar-lein Gofod Seren, Data Parhaus Rheoli a Gweinyddu'r Rhaglen, a Data Gwerthuso.

Gofod Seren yw'r porth cofrestru ar gyfer rhaglen Academi Seren. Os cofrestrwch ar borth Gofod Seren, bydd angen inni brosesu rhywfaint o wybodaeth bersonol amdanoch er mwyn cwblhau'r broses gofrestru ar y platfform. Efallai y bydd angen inni hefyd gasglu data presenoldeb a gwybodaeth o arolygon adborth a chanlyniadau er mwyn hwyluso'r broses o weinyddu gweithgareddau'r rhaglen ac o werthuso Seren yn gyson.

Mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn yn egluro sut y byddwn yn defnyddio'r wybodaeth bersonol a gasglwn amdanoch, p'un a fyddwch yn cofrestru fel:

Dysgwr Academi Seren

Aelod/partner cysylltiedig:
- Aelod Graddedig Seren
- Rheolwr Seren
- Ymarferydd Seren
- Mentor Seren

Llywodraeth Cymru fydd rheolydd y data ar gyfer y wybodaeth hon, a byddwn yn ei phrosesu yn unol â'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol a roddwyd inni, i'ch galluogi i gofrestru ym mhorth Seren a gweld yr hyn y mae'n ei gynnig. Pan fo'r wybodaeth yn perthyn i gategori arbennig (e.e. ethnigrwydd, anabledd ac ati), byddwn yn ei phrosesu gyda golwg ar y budd sylweddol i'r cyhoedd o sicrhau cyfle a thriniaeth gyfartal.

Equal Education Partners fydd prosesydd y data hwn. Equal Education Partners yw'r
contractwr a benodwyd gan Lywodraeth Cymru i ddarparu gweithgareddau addysgol ar ran Academi Seren. Os byddwch yn ymuno â digwyddiadau, bydd Equal Education Partners yn cyflawni ei swyddogaeth fel prosesydd data, a bydd angen prosesu rhywfaint o wybodaeth bersonol amdanoch er mwyn eich cofrestru a chaniatáu ichi allu cymryd rhan mewn gweithgareddau ar-lein/wyneb yn wyneb ac er mwyn monitro eich cynnydd ar raglen Seren.

Bydd yr Hysbysiad Preifatrwydd hwn yn cwmpasu cyfnod y contract.

HYSBYSIAD PREIFATRWYDD

Pa ddata personol sy'n cael eu cadw gennym ac o ble yr ydym yn cael yr wybodaeth hon?

Yn ôl Rheoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR y DU) data personol yw ‘unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y gellid ei defnyddio i adnabod yr unigolyn hwnnw, yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, drwy gyfeirio at ffactor adnabod’.

Mae Academi Seren yn casglu'r wybodaeth hon drwy'r dulliau casglu data canlynol:

1. Cofrestru ar borth ar-lein Gofod Seren

2. Arolygon presenoldeb ar-lein (Dysgwyr yn unig)

3. Arolygon canlyniadau ac adborth ar-lein (Dysgwyr yn unig)

Data'r Dysgwr:

Mae'r data personol a'r data categorïau arbennig a gesglir am bobl ifanc fel rhan o gasgliadau data Seren yn cynnwys, ymhlith elfennau eraill, y data a restrir isod. Am restr o eitemau data dysgwyr a gesglir fel rhan o gasgliadau data Academi Seren, gweler Atodiad 1.

Data personol: Enw cyntaf, Cyfenw, Cod post, Dyddiad geni, Cyfeiriad e-bost, Hunaniaeth Rhywedd, Dewis iaith a hyfedredd iaith, Rhagenwau a ffefrir, Ysgol, Rheolwr Seren, Cymhwysedd Prydau Ysgol am Ddim a Lwfans Cynhaliaeth Addysg, Statws Ffoadur neu Geisiwr Lloches, Profiad o Ofal, Grŵp Blwyddyn Ysgol, Statws Cynghorydd Gyrfa Cymru, Statws Addysg Uwch Rhieni, Graddau TGAU, Dewisiadau Pwnc Safon Uwch, Dewis Prifysgol a Phwnc, Dewis Llwybr Seren, Cydsyniad Lluniau/Fideo, a Chyfeiriad e-bost Rhiant/Gofalwr.

Data Categori Arbennig: ethnigrwydd, anabledd, gwybodaeth am unrhyw anghenion dysgu ychwanegol a chyflyrau meddygol

Data arolygon presenoldeb mewn gweithgareddau, i gynnwys ymyriadau Seren y cofrestrwyd ar eu cyfer, y cymerwyd rhan ynddynt, ac a gwblhawyd

Data cofrestru ar gyfer gweithgareddau, i gynnwys ffrydiau pwnc a gweithgareddau y mynegwyd diddordeb ynddynt o ran ymyriadau Academi Seren

Data arolygon adborth a chanlyniadau ar gyfer ymyriadau Seren

Graddedigion Seren:

Data personol: Enw cyntaf; Cyfenw; Rhagenwau a Ffefrir; Ysgol/Coleg a fynychwyd; TGAU; Safon Uwch; Blwyddyn Graddio o Seren; Prifysgol a fynychir/fynychwyd;
Pwnc gradd a astudir/astudiwyd; Blwyddyn Graddio o'r Brifysgol; Dewis Iaith; Cyfeiriad E-bost; Hwb Seren neu Reolwr Seren

Rheolwr Seren:

Data personol: Enw cyntaf; Cyfenw; Rhagenwau a ffefrir; Dewis iaith; Cyfeiriad e-bost

Ymarferydd Seren:

Data personol: Enw cyntaf; Cyfenw; Rhagenwau a ffefrir; Enw'r sefydliad proffesiynol; Rôl broffesiynol o fewn y sefydliad; Dewis iaith; Cyfeiriad e-bost; Rheolwr Seren

Mentor Seren:

Data personol: Enw cyntaf; Cyfenw; Rhagenwau a ffefrir; Rhyw; Ysgol/coleg a fynychwyd; Safon Uwch; Blwyddyn graddio o'r Brifysgol; Prifysgol a fynychir/fynychwyd; Pwnc gradd a astudir/astudiwyd; Dewis iaith; Addysg cyfrwng Cymraeg; Cyfeiriad e-bost

Beth yw'r sail gyfreithlon dros ddefnyddio'ch data?

Mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar y sail gyfreithlon, fel y'i nodir yn Rheoliadau Addysg (Gwybodaeth am Ddisgyblion Unigol) (Cymru) 2007 (fel y'u diwygiwyd), wrth dderbyn y data. Mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu data a dderbynnir o dan Erthygl 6(1)(e) o GDPR y DU; mae'r data yn cael ei brosesu yn unol â'n tasg gyhoeddus a'r awdurdod swyddogol a roddwyd inni i ymgymryd â rôl a swyddogaethau craidd Llywodraeth Cymru. Caiff rhywfaint o'r data y mae Llywodraeth Cymru yn ei dderbyn ei nodi'n 'ddata categori arbennig' (yn yr achos hwn, ethnigrwydd ac anghenion dysgu ychwanegol). Ar gyfer hyn, mae Llywodraeth Cymru yn dibynnu ar Erthygl 9(2)(g) – mae'r data yn cael ei brosesu at ddibenion sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, yn unol â'r gofynion rheoleiddio.

Beth fyddwn ni’n ei wneud â'ch data?

O fewn cylch gwaith Llywodraeth Cymru fel rheolydd y data, defnyddir y data a dderbynnir at y dibenion isod. Mae'r dibenion hyn yn angenrheidiol er mwyn galluogi Llywodraeth Cymru i gyflawni ei thasg gyhoeddus ac i arfer ei hawdurdod swyddogol.

Caiff eich gwybodaeth bersonol ei defnyddio ar gyfer:

i. Cofrestru ar borth ar-lein Seren, Gofod Seren

ii. Rheoli'r rhaglen i hwyluso trefniadau ar gyfer ymyriadau/gweithgareddau Seren

iii. Ymchwil i werthuso ymgysylltiad, cyfranogiad ac effaith ymyriadau a rhaglen Seren yn ei chyfanrwydd.

Efallai y defnyddir y data personol a gesglir wrth gofrestru i fesur effaith y rhaglen ar grwpiau penodol o ddysgwyr. Os, ar unrhyw adeg, byddwch am inni roi'r gorau i rannu'r wybodaeth hon, cysylltwch â ni yn seren@llyw.cymru.

Dibenion cofrestru, nodi presenoldeb a rheoli'r rhaglen:

Hwyluso a threfnu darpariaeth ddigonol ar gyfer pob gweithgaredd/ymyriad Seren

Cadarnhau cyfranogiad gweithredol dysgwyr yn Academi Seren er mwyn prosesu Tystysgrifau Cyflawniad Academi Seren

Caiff data presenoldeb a data cyfranogwyr a gesglir yn ystod gweithgareddau Seren ei gysylltu â data Gofod Seren er mwyn cadarnhau bod cyfranogwyr yn ddysgwyr Seren.

Caiff data presenoldeb ei ddefnyddio at ddibenion cofrestru a chaniatâd i gymryd rhan mewn gweithgareddau, a chaiff data y gellir adnabod unigolion ar ei sail ei rannu â'r ysgol/coleg a/neu'r awdurdod lleol[EC.

Dibenion ymchwil a dadansoddi ystadegol (mewn modd sy'n sicrhau na ellir adnabod plant a phobl ifanc unigol ar ei sail):

Monitro perfformiad ac asesu ansawdd ein polisïau a'n gwasanaethau addysg fel y gellir eu gwella

Helpu i fonitro cyllid a'i dargedu'n effeithiol

At ddibenion ymchwil a dadansoddi ystadegol a fydd yn helpu i lywio polisi addysg ar gyfer pobl yng Nghymru, dylanwadu arno a'i wella

Cysylltu â setiau data eraill, gan gynnwys setiau data anaddysgol, er mwyn llywio polisïau addysg a chymdeithasol ehangach

Ar gyfer cwmnïau ymchwil sy'n cael eu comisiynu gan Lywodraeth Cymru i werthuso rhaglen Seren. Efallai y bydd hyn yn cynnwys cysylltu â dysgwyr ddoe a heddiw i gymryd rhan mewn arolygon, ond bydd gennych bob amser yr opsiwn i beidio â gwneud.

Dibenion cyhoeddi (mewn modd sy'n sicrhau na ellir adnabod plant a phobl ifanc unigol ar ei sail):

At ddibenion cyhoeddi, sy'n cynnwys ystod o allbynnau ystadegol ar wefan Llywodraeth Cymru. Gellir gweld rhestr lawn o'r cyhoeddiadau ystadegol yn https://llyw.cymru/ystadegau-ac-ymchwil

At ddibenion ymchwil sy'n ehangach nag addysg, bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio technegau i anonymeiddio'r data cyn dechrau'r ymchwil.

Gyda phwy ydyn ni'n rhannu eich gwybodaeth?

Bydd gwybodaeth a gedwir gan Lywodraeth Cymru am blant a phobl ifanc yn cael ei rhannu, ar gais a lle mae pwrpas penodol, â sefydliadau, er enghraifft y rhai sy'n gysylltiedig ag addysg a hyfforddiant - gweler y Rheoliadau a wnaed o dan adran 537A o Ddeddf Addysg 1996. Nodir isod yr unigolion neu'r sefydliadau y bydd Llywodraeth Cymru yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw. Gweler Atodiad 2 am fanylion pwy yr ydym yn rhannu eich data â nhw, a pham.

Yr awdurdod lleol sy'n cynnal yr ysgol/coleg lle rydych chi neu yr oeddech chi wedi'ch cofrestru

Yr ysgol/coleg lle rydych chi neu yr oeddech chi wedi'ch cofrestru

Unrhyw unigolion sy'n gwneud gwaith ymchwil i gyflawniadau addysgol disgyblion ac sydd angen gwybodaeth unigol am ddisgyblion at y diben hwnnw

Coladwyr gwybodaeth sydd, at ddibenion neu mewn cysylltiad â swyddogaethau Gweinidogion Cymru sy'n ymwneud ag addysg, yn gyfrifol am goladu neu wirio gwybodaeth sy'n ymwneud â disgyblion

Dim ond at ddiben penodol ac am gyfnod cyfyngedig y bydd Llywodraeth Cymru yn rhannu eich data â thrydydd partïon. Bydd gofyn i'r trydydd parti lofnodi cytundeb cyfrinachedd ynghylch eich data er mwyn datgan ei fod yn gweithredu gweithdrefnau boddhaol o ran diogelwch gwybodaeth, y bydd ond yn defnyddio eich gwybodaeth yn y ffyrdd a ragnodwyd, ac y bydd yn dinistrio ei gopïau o’ch data pan ddaw cyfnod y cytundeb i ben. Rhaid i unrhyw ddadansoddiad a gaiff ei lunio ddilyn rheolau datgelu Llywodraeth Cymru i sicrhau nad oes modd adnabod unigolion. At ddibenion ymchwil sy'n ehangach nag addysg, bydd Llywodraeth Cymru yn defnyddio technegau i anonymeiddio'r data cyn dechrau'r ymchwil.

Nodir isod y sefydliadau trydydd parti y bydd Llywodraeth Cymru yn rhannu eich gwybodaeth bersonol â nhw. Gweler Atodiad 2 am fanylion pwy yr ydym yn rhannu eich data â nhw, a pham.

Prifysgol Aberystwyth
Prifysgol Bangor
Prifysgol Caerdydd
Prifysgol Metropolitan Caerdydd
Equal Education Partners
Prifysgol Caergrawnt
Prifysgol Rhydychen
Prifysgol De Cymru
Prifysgol Cymru Y Drindod Dewi Sant
Prifysgol Abertawe
Prifysgol Wrecsam

Pa mor ddiogel yw eich data personol?

Bydd pob partner a chontractwr yn trosglwyddo eich gwybodaeth bersonol yn ddiogel, gan ddefnyddio cyfleusterau trosglwyddo data achrededig a gytunwyd.

Wrth gynnal arolygon, mae Equal Education Partners yn defnyddio rhaglen feddalwedd o'r enw Typeform.

Mae gan Equal Education Partners weithdrefnau i ymdrin ag unrhyw achosion posibl o dorri rheolau diogelu data. Os ceir amheuaeth bod rheolau diogelu data wedi cael eu torri, bydd Equal Education Partners yn adrodd am hyn i Lywodraeth Cymru a fydd yn rhoi gwybod ichi ac unrhyw reoleiddiwr perthnasol lle mae'n ofynnol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith.

Ble mae eich data yn cael ei storio?

Bydd eich data personol yn cael ei gadw'n ddiogel o fewn systemau gwybodaeth a gymeradwywyd.

Am faint y byddwn yn cadw eich data personol?

Byddwn yn cadw data dysgwyr yn unol â gofynion Llywodraeth Cymru am o leiaf 12 mlynedd o ddiwedd cyfnod cyllido presennol 2026. Os nad ydych bellach yn dymuno bod yn rhan o raglen Seren a'i graddedigion, cysylltwch â Thîm Seren i ddileu eich data.

Hawliau’r unigolyn

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau canlynol mewn perthynas â'r wybodaeth bersonol a ddarperir gennych fel rhan o'r rhaglen hon:

Gweld copi o'ch data eich hun

Gofyn inni gywiro unrhyw ddata anghywir

Gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu'r data (o dan amgylchiadau penodol)

Gofyn inni ddileu eich data (o dan amgylchiadau penodol)

Cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

O dan y ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych yr hawliau canlynol:

cael gwybod am y data personol y mae Llywodraeth Cymru yn ei gadw amdanoch, a’i weld
gofyn inni gywiro unrhyw ddata anghywir

gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu’r data (o dan amgylchiadau penodol)

gofyn inni ddileu eich data (o dan amgylchiadau penodol)

cludadwyedd y data (o dan amgylchiadau penodol)

cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, sef ein rheoleiddiwr annibynnol ar gyfer diogelu data.

I gael rhagor o fanylion am y wybodaeth y mae Llywodraeth Cymru yn ei chadw ac at ba ddiben, neu os hoffech arfer eich hawl o dan GDPR y DU, gweler y manylion cyswllt isod: